Politique de Gestion des Données Personnelles

Dernière mise à jour : 26/08/2026

UBI Solutions attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et s’engage à les traiter dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La présente politique décrit la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles lorsque vous naviguez sur notre site internet, utilisez nos applications ou nous contactez. Elle annule et remplace toute version antérieure.

1. Qui sommes-nous ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société UBI SOLUTIONS, société par actions simplifiée immatriculée sous le SIRET 508 855 129 00039, dont le siège social est situé 1 Rue du 19 Mars 1962, 92230 Gennevilliers, France.

Téléphone : +33 9 81 76 04 01

Site internet : https://ubisolutions.net

Contact relatif à la protection des données : contact@ubisolutions.net

2. Quelles données collectons-nous et pour quelles finalités ?

Nous collectons des données personnelles dans les cas suivants :

2.1 Formulaires de contact

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre site, nous collectons les informations que vous nous transmettez (nom, prénom, société, fonction, e-mail, téléphone, contenu de votre message) afin de répondre à votre demande et d’assurer le suivi commercial associé. Ces données peuvent également être utilisées, dans le cadre de notre activité B2B, à des fins de prospection commerciale relative à nos solutions et produits, sauf opposition de votre part.

2.2 Cookies et mesure d’audience

Le site utilise des cookies et traceurs à des fins techniques, statistiques et marketing. Les détails figurent à la section 5 ci-dessous.

2.3 Contenus intégrés d’autres sites

Certaines pages peuvent inclure des contenus intégrés (vidéos, images, articles). Ces contenus se comportent comme si vous vous rendiez directement sur le site tiers concerné, qui peut collecter des données vous concernant, déposer des cookies ou intégrer des outils de suivi tiers.

2.4 Récapitulatif des données traitées

Pour chaque catégorie de données, voici la finalité et la base légale correspondantes :

• Nom, prénom, société, fonction, e-mail, téléphone (formulaire de contact)
  • Finalité : répondre à votre demande, assurer le suivi commercial et vous adresser des communications sur nos solutions
  • Base légale : intérêt légitime (prospection B2B)
• Adresse IP, données de navigation, identifiants techniques
  • Finalité : mesure d’audience, amélioration du site, sécurité
  • Base légale : intérêt légitime / consentement pour les traceurs non essentiels
• Identifiants de connexion, préférences (utilisateurs enregistrés)
  • Finalité : gestion du compte et des accès
  • Base légale : exécution du contrat / intérêt légitime
• Données collectées via notre CRM (HubSpot)
  • Finalité : gestion de la relation commerciale, qualification et suivi des prospects, envoi de communications commerciales
  • Base légale : intérêt légitime (prospection B2B) et consentement lorsque requis

3. Destinataires de vos données

Vos données personnelles sont destinées aux services internes d’UBI Solutions habilités à les traiter (commercial, marketing, support, direction). Elles peuvent également être communiquées à nos sous-traitants et prestataires techniques, dans la limite nécessaire à l’exécution des services suivants :

• Hébergement du site internet et des applications ;
• Outil de gestion de la relation client (CRM) utilisé pour le suivi commercial et marketing : HubSpot ;
• Outils de mesure d’audience et de gestion des balises (Google Tag Manager, Google Analytics) ;
• Prestataires d’envoi d’e-mails et de communications commerciales ;
• Le cas échéant, les sociétés du groupe UBI Solutions (Page Up, UBI Smart, Pyxo, SeePly AI) dans le cadre de nos activités communes.

Ces prestataires n’agissent que sur instruction d’UBI Solutions et s’engagent contractuellement à garantir un niveau de sécurité et de confidentialité conforme au RGPD. Vos données ne sont ni vendues, ni louées à des tiers.

4. Transferts de données hors Union européenne

Certains des outils que nous utilisons, tels que Google Analytics et notre CRM HubSpot, peuvent entraîner un transfert de vos données en dehors de l’Union européenne, notamment vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties requises par la réglementation applicable en matière de protection des données. Pour toute question à ce sujet, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées à la section 1.

5. Cookies et traceurs

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer le dépôt des cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le module de gestion des cookies accessible en pied de page, ou en configurant votre navigateur.

5.1 Cookies liés à la navigation et à la connexion

Un cookie technique temporaire vérifie que votre navigateur accepte les cookies (supprimé à la fermeture du navigateur). Lors de la connexion à un compte, des cookies de session (2 jours, ou 2 semaines si « Se souvenir de moi » est coché) et de préférences d’affichage (1 an) sont déposés. Ces cookies sont supprimés à la déconnexion.

5.2 Cookies de mesure d’audience et marketing

Les principaux outils utilisés à ce jour sont les suivants :

• Google Tag Manager
  • Finalité : gestionnaire de balises permettant le déploiement des autres outils de mesure et de marketing
  • Statut : technique — dépôt conditionné au paramétrage des outils qu’il déclenche
• Google Analytics
  • Finalité : mesure d’audience et analyse de la fréquentation du site
  • Statut : soumis au consentement préalable via le bandeau cookies
• HubSpot (CRM marketing)
  • Finalité : suivi des interactions commerciales, gestion des contacts et campagnes marketing B2B
  • Statut : intérêt légitime pour la prospection B2B ; consentement recueilli lorsque la réglementation l’exige

Cette liste peut évoluer ; la version à jour des outils utilisés est disponible via notre module de gestion des cookies.

6. Durées de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect des obligations légales applicables :

• Données de prospects issues du formulaire de contact (CRM) : 3 ans à compter du dernier contact utile, sauf conclusion d’un contrat ;
• Données clients (contrat en cours) : durée de la relation contractuelle, puis durée des obligations légales et de prescription applicables (en général 5 ans après la fin du contrat) ;
• Comptes utilisateurs enregistrés : durée d’utilisation du compte, puis suppression sur demande ou après une période d’inactivité de 3 ans ;
• Cookies et traceurs statistiques/marketing (Google Analytics, GTM, etc.) : 13 mois maximum à compter du dépôt, conformément aux recommandations de la CNIL ;
• Données en cas de violation de données ou litige : durée nécessaire à la gestion de l’incident et aux éventuelles procédures, dans la limite des délais de prescription légale.

7. Sécurité de vos données

UBI Solutions met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’altération : hébergement sécurisé, contrôle des accès, chiffrement des échanges (HTTPS), sauvegardes régulières et sensibilisation de nos équipes aux enjeux de protection des données.

8. Procédure en cas de violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, UBI Solutions s’engage à notifier cette violation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans les délais prévus par le RGPD et, si le risque est élevé, à vous en informer directement dans les meilleurs délais.

9. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites prévues par la loi ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit d’opposition, notamment à des fins de prospection commerciale ;
• Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués antérieurement ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Ces droits ne s’appliquent pas aux données conservées à des fins administratives, légales ou de sécurité (par exemple les données comptables ou nécessaires à la gestion d’un litige).

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant :

• Par e-mail : contact@ubisolutions.net ;
• Par courrier : UBI Solutions – 1 Rue du 19 Mars 1962, 92230 Gennevilliers, France ;
• Par téléphone : +33 9 81 76 04 01.

Une preuve de votre identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur celle-ci. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum d’un mois, pouvant être porté à deux mois pour les demandes complexes.

11. Prospection commerciale et marketing automatisé

Dans le cadre de notre activité B2B, les données recueillies via notre formulaire de contact peuvent être intégrées à notre CRM afin d’assurer le suivi et la qualification des prospects et de vous adresser des communications relatives à nos solutions, sur le fondement de notre intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement, notamment via le lien de désabonnement présent dans nos communications ou en nous contactant directement.

12. Modifications de la présente politique

UBI Solutions peut être amenée à modifier la présente politique afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques. Toute modification substantielle sera indiquée par la mise à jour de la date figurant en tête de ce document. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter UBI Solutions aux coordonnées indiquées à la section 1 et à la section 10 ci-dessus.